Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Bengkel
(Studi Kasus: CV. Anugrah Bogor)
Aris Winardi1 Ida
Farida2 Dicky Hariyanto3
Program Studi Manajemen
Informatika, AMIK BSI Bogor
Jl. Merdeka No, 168 Bogor Tengah –
Kota Bogor
Intisari
Di
zaman modern seperti sekarang ini, populasi kendaraan bermotor semakin meningkat.
Kepadatan aktivitas di jalan menuntut kenyamanan bagi para pengendara, untuk
itu kendaraan yang dipakai selayaknnya dalam keadaan yang baik. Agar kendaraan
selalu dalam keadaan baik maka diperlukan perawatan dan service berkala dan
diperlukan pula perbaikan-perbaikan pada bagian motor yang rusak, untuk itu sangat
dibutuhkan sekali keberadaan jasa bengkel motor. Dalam situasi seperti ini, CV.
Anugrah membutuhkan adanya suatu sistem informasi yang menunjang agar mampu
memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Saat ini sistem
yang ada pada CV. Anugrah sering mengalami beberapa kendala, mulai dari proses
transaksi penjualan dan pelayanan service serta penyimpanan data lainnya
yang berhubungan dengan proses penjualan dan pelayanan service,
pemesanan, pembelian dan penerimaan barang hingga pembuatan laporan, sehingga
memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan,
kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data
yang diperlukan. Dengan adanya rancangan sistem yang terkomputerisasi dan
terstruktur, diharapkan dapat membantu sistem manajemen bengkel menjadi lebih
cepat dan akurat sehingga dapat meningkatkan keefisienan kinerja sistem,
penyimpanan data dapat menghemat tempat, dan memudahkan dalam pencarian data
pada saat perbaikan dan rekap data.0
Kata
kunci: Sistem Informasi, Pelayanan, Bengkel
Abstract
In
modern times, as now, the population of motor vehicles has increased. The
density of activity in the streets demanding comfort for the rider, the vehicle
used in good condition. So that the vehicle is always in good condition will
require periodic service and maintenance and repairs are also required on the
part of the motor that is broken, it is very necessary for all services where
the bike shop. In situations like this, the CV. Anugrah requires the presence of an
information system that support to be able to provide satisfactory services to
its customers. Currently the existing system on the CV. Anugrah is often
having some problems, ranging from sales and service process service
transactions as well as other data storage associated with the sales and
process service, ordering, purchasing and receiving goods to preparing reports,
making it possible during the process an error in the listing, a lack of
accuracy statements made and the delay in the search for the necessary data.
With the computerized system design and structured, is expected to help the
workshop management system to more quickly and accurately so as to improve the
efficiency of the performance of the system, the data storage can save space
and simplify the search data at the time of repair and data recap.l
Keyword : Information
Systems, Service, Workshop
I. PENDAHULUAN
Kepadatan
aktivitas di jalan menuntut kenyamanan bagi para pengendara, menjaga kendaraan
untuk selalu dalam keadaan yang baik sudah menjadi keharusan bagi pemiliknya.
Begitu pula dengan keberadaan sebuah bengkel yang sangat penting dalam
menunjang kondisi kendaraan untuk selalu dalam keadaan baik. Memberikan pelayanan
dengan perawatan dan service berkala bagi kendaraan serta
perbaikanperbaikan pada bagian kendaraan yang mengalami kerusakan adalah tugas
sebuah bengkel.
Demikian
hal yang dirasakan oleh CV. Anugrah, perusahaan yang bergerak dibidang service
dan penjualan suku cadang khusus motor yang ingin meningkatkan kualitas
perusahaannya demi mencapai kepuasan bagi pelanggannya. Berdasarkan riset yang
telah penulis lakukan, sistem informasi yang berjalan di CV. Anugrah masih
dilakukan secara manual, mulai dari proses transaksi penjualan dan pelayanan service
serta penyimpanan data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan dan
pelayanan service, pemesanan, pembelian dan penerimaan barang hingga
pembuatan laporan.
CV.
Anugrah membutuhkan adanya suatu sistem informasi yang menunjang agar mampu
memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Saat ini sistem yang sudah
terkomputerisasi dikatakan terbaik, karena dapat meningkatkan kecepatan
pekerjaan sehingga tercapai efisiensi tenaga, waktu dan biaya dalam
pengolahannya, tanpa harus mengurangi kualitas. Sistem yang baik adalah sistem
yang dapat mempermudah semua proses komputer sehingga alat pengolah data
tersebut dapat membuat sistem menjadi lebih baik. Sistem informasi yang sudah
terkomputerisasi tentu sangat dibutuhkan oleh pihak intern perusahaan didalam
perencanaan, pengawasan dan pelaporan didalam kegiatan usaha, yang sangat
penting bagi pengambilan keputusan manajemen perusahaan berikutnya. Mengingat
pencatatan transaksi dalam jumlah sangat banyak sulit dilakukan secara manual,
dikarenakan keterbatasan waktu dan tenaga kerja.
II. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan
untuk mendapatkan data sebagai objek penulisan sebagai berikut :
1. Metode Pengembangan
Perangkat Lunak
Metode
yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall
yang terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu:
a.
Analisis Kebutuhan
1) Kebutuhan Pengguna
Dalam sistem informasi manajemen bengkel sederhana
, terdapat lima pengguna yang dapat saling berinteraksi dalam lingkungan
sistem, yaitu: pelanggan, bagian pelayanan, bagiam gudang, mekanik, dan pimpinan
CV. Anugrah. Kelima pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan
sistem yang berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
2) Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem untuk dapat menampilkan informasi
dan secara keseluruhan menyelesaikan proses transaksi yang ditanganinya. Sistem
harus dapat menunjang efisiensi dan keamanan data, dan sistem harus memproses
laporan dengan akurat.
b. Perancangan Sistem dan
Perangkat Lunak
1) Rancangan basisdata yang terdiri dari 26
tabel.
2) Spesifikasi file input dan output
sistem.
3) Rancangan antar muka yang terdiri dari
77 halaman .php.
4)
Rancangan arsitektur perangkat lunak dengan penggambaran Entity Relationship
Diagram (ERD)
dan
(Logical Record Structure) LRS.
c. Implementasi dan
Pengujian Unit
Dalam pembuatan aplikasi SIMABES ini, penulis
membutuhkan waktu selama 2 (dua) minggu untuk untuk melakukan implementasi dan pengujian
unit dari sistem informasi yang dirancang. Implementasi dan pengujian unit
meliputi, implementasi rancangan antar muka dan pengujian terhadap program yang
dibuat menggunakan blackbox testing yang fokus terhadap proses
masukan dan keluaran program. Implementasi dan pengujian unit dilakukan oleh
bagian pelayanan, bagian gudang, dan pimpinan bengkel CV. Anugrah.
2.
Teknik
pengumpulan Data
Teknik
pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data sebagai berikut:
a. Pengamatan langsung (observasi)
Pengamatan langsung atau observasi adalah
pengumpulan data langsung dari lapangan terhadap kegiatan yang diteliti dengan
melihat objek penelitian secara berkesinambungan. Observasi dilakukan pada CV. Anugrah,
Jl. Perumahan Taman Griya Kencana Blok A18 No.5 Kel. Kencana Kec. Tanah Sareal,
Kota Bogor.
b.
Wawancara (interview)
Dalam hal informasi atau keterangan diperoleh
dengan cara tatap muka secara langsung dengan pihak perpustakaan dan
bercakap-cakap antara penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau
responden. Wawancara dilakukan dengan Bapak Sartono selaku Pimpinan CV. Anugrah.
c.
Studi pustaka
Informasi atau keterangan diperoleh dengan
melakukan studi pustaka atau membaca buku-buku yang terkait dengan objek
penelitian sebagai referensi.
III. TINJUAN PUSTAKA
1.
Rancang Bangun
“Pengertian rancang adalah proses menganalisa kebutuhan dan
mendeskripsikan dengan detail komponen-komponen yang akan diimplementasikan.
Dalam bukunya juga dijelaskan pengertian dari bangun yaitu menciptakan sistem
baru atau memperbaiki sistem yang sudah ada” [3]
2.
Sistem Informasi
“Sistem
informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer
serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan
perangkat lunak tersebut” [2]
3.
Waterfall
“Model
air terjun (waterfall) sering disebut juga model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup
klasik (classic life cycle). Model waterfall menyediakan pendekatan alur
hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis,
desain, pengkodean, pengujian dan tahapan pendukung (support)“ [1]
4.
UML
“UML
adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh model-model tunggal yang
membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem
yang dibangun menggunakan program berorientasi objek (OO)“
“Pada pengembangan teknik pemrograman berorientasi objek , munculah
sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang
dibangun menggukanan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unifield Modeling Language (UML)” [5]
5.
ERD
“Entity Relationship (ER)
data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas
kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan hubungan antar objek“ [5].
Dari sumber lainnya menyebutkan “ERD berguna untuk memodelkan sistem yang
nantinya basis datanya akan dikembangkan” [6]
6. Website
“Website adalah salah satu aplikasi yang berisikan
dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya
yang menggunakan protocol HTTP (Hypertext Transfer Protocol) dan untuk
mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. Browser
(perambah) adalah aplikasi yang mampu menjalankan dokumen-dokumen web dengan
cara diterjemahkan. Prosesnya dilakukan oleh komponen yang terdapat didalam
aplikasi browser yang biasa disebut web engine” [5]
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
1.
Tahap Analisa Sistem
Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama
sistem yang berjalan di CV. Anugrah. Prosedur sistem berjalan ini dibuat dalam
bentuk narasi dan diagram aktifasi (activasi diagram), sebagai berikut:
a.
Prosedur Transaksi
Penjualan
Dimulai ketika pelanggan datang dan menanyakan
perihal barang yangdibutuhkan, kemudian bagian pelayanan akan meminta kepada
bagiangudang untuk mengecek ketersediaan barang di gudang. Jika barang
yangdibutuhkan tersedia maka bagian pelayanan akan membuatkan faktur. Faktur
terdiri dari dua rangkap, faktur berwarna putih diberikan untuk pelanggan
sebagai bukti pembayaran dan faktur warna merah disimpan sebagai arsip.
Selanjutnya pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai harga yang tertera di
faktur. Setelah melakukan pembayaran, bagian pelayanan akan mencatat transaksi
penjualan di buku transaksi.
b.
Prosedur Pelayanan
(service)
Dimulai ketika pelanggan datang dan berkonsultasi
dengan bagian pelayanan, selanjutnya bagian pelayanan akan mencatat informasi pelanggan,
informasi kendaraan, dan keluhan pelanggan pada faktur. Setelah itu, bagian
pelayanan menyerahkan faktur kepada mekanik untuk kemudian melakukan pengecekan
motor pelanggan dan memeriksa kondisi suku cadang. Jika dalam pemeriksaan suku
cadang dalam keadaan
baik, maka service dilanjutkan. Namun,
apabila ada suku cadang yang perlu diganti maka mekanik akan meminta
persetujuan atau konfirmasi dari pelanggan untuk penggantian suku cadang
sebelum service dilakukan. Setelah melakukan service, mekanik
akan mencatat hasil service, jasa dan suku cadang yang diganti, serta
saran-saran pada faktur dan menyerahkannya ke bagian pelayanan. Selanjutnya bagian
pelayanan akan merinci anggaran hasil service di faktur. Faktur terdiri
dari dua rangkap, faktur berwarna putih diberikan untuk pelanggan sebagai bukti
pembayaran dan faktur warna merah disimpan sebagai arsip. Selanjutnya pelanggan
akan melakukan pembayaran sesuai harga yang tertera di faktur. Setelah
melakukan pembayaran, bagian pelayanan akan mencatat transaksi service di
buku transaksi.
c.
Prosedur Pemesanan,
Pembelian dan Penerimaan barang
Dimulai ketika bagian gudang mengecek stok barang
di gudang. Apabila ada stok barang yang kosong maka bagian gudang akan melapor
ke pimpinan. Pimpinan akan merencanakan PO dan melakukan pembelian ke supplier.
Setelah order dikirim maka bagian gudang akan menerima kiriman barang.
Kemudian bagian gudang akan memberikan nota pembelian suku cadang kepada
pimpinan.
d.
Prosedur Pembuatan Laporan
Pelaporan dilakukan setiap satu bulan sekali,
pelaporan dibuat berdasarkan buku transaksi. Bagian pelayanan akan merekap data
pada buku transaksi dan menghitung total dari transaksi penjualan dan pelayanan
service dan mencatatnya pada buku laporan transaksi. Laporan ini dibuat
oleh bagian pelayanan untuk kemudian diserahkan kepada pimpinan bengkel.
1)
Activity Diagram Prosedur
Berjalan Proses Transaksi Penjualan
Sumber: Hasil Penelitian (2015)
Gambar 1. Activity Diagram Prosedur Berjalan Proses Transaksi Penjualan
2)
Activity Diagram Prosedur Berjalan
Proses Pelayanan (service)
Sumber: Hasil Penelitian (2015)
Gambar 2. Activity Diagram Prosedur Berjalan Proses Pelayanan (service)
3)
Activity Diagram Prosedur Berjalan
Proses Pemesanan, Pembelian dan Penerimaan Barang
Sumber: Hasil Penelitian (2015)
Gambar 3. Activity Diagram Prosedur Berjalan Proses Pemesanan,
Pembelian, dan Penerimaan Barang
4)
Activity Diagram Prosedur
Berjalan Proses Pembuatan Laporan
Gambar 4. Activity Diagram Prosedur Berjalan Proses Pembuatan Laporan
2.
Tahap Rancangan Sistem
Usulan
- Rancangan Diagram Aktivitas Sistem Usulan
1) Activity Diagram Sistem Usulan Proses Transaksi Penjualan
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar 5. Activity
Diagram Sistem Usulan Proses Transaksi Penjualan
2) Activity Diagram Sistem Usulan Proses Pelayanan (service)
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar 6. Activity
Diagram Sistem Usulan Proses Pelayanan (Service)
3) Activity Diagram Sistem Usulan Proses Pemesanan, Pembeliaan dan
Penerimaan Barang
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar 7. Activity
Diagram Sistem Usulan Proses Pemesanan, Pembelian dan Penerimaan Barang
4) Activity Diagram Sistem Usulan Proses Pembuatan Laporan
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar 8. Activity
Diagram Sistem Usulan Proses Pembuatan Laporan
3.
Tahap Merancang ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship
Diagram menggambarkan hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya didalam database
Sumber: Hasil Penelitian (2015)
Gambar 9. Entity Relationship Diagram
4.
Tahap
Perancangan Program
User Interface merupakan tampilan program yang digunakan pada Sistem
Informasi manajemen bengkel CV. Anugrah Bogor
Berikut di bawah ini
merupakan tampilan program tersebut:
a.
Halaman Login
Sumber: Hasil
Penelitian (2015)
Gambar 10.
Tampilan Halaman Login
b.
Halaman Data Pengguna
Sumber: Hasil Penelitian (2015)
Gambar 11.
Tampilan Halaman Pengguna
c.
Halaman
Muka
Gambar 12. Halaman Muka
d.
Halaman
Mulai Transaksi
Gambar 13.
Halaman Mulai Transaksi
e.
Halaman
Transaksi Pelayanan (service)
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar
14. Halaman Transaksi Pelayanan (service)
f.
Halaman
Tambah Data Barang
Sumber : Hasil Penelitian (2015)
Gambar
15. Halaman Tambah Data Barang
V. KESIMPULAN
Hasil
penelitian dan pembahasan dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sebelumnya CV.
Anugrah menggunakan sistem yang masih manual, mulai dari proses transaksi
penjualan, proses pelayanan service, proses pemesanan, pembelian dan
penerimaan barang serta pelaporan sehingga sering terjadi ketidak akuratan
dalam pencatatan data dan pengolahan informasi. Setelah dibuatkan aplikasi
SIMABES, proses transaksi penjualan, pelayanan service, proses
pemesanan, pembelian dan penerimaan barang menjadi terkomputerisasi dan lebih
terorganisir. Pembuatan laporan, kini tidak lagi memerlukan perhitungan manual,
dan pencatatan yang memakan banyak waktu.
2.
CV.
Anugrah tidak mempunyai data barang, data pegawai, data pelanggan. Setelah
dibuatkan aplikasi SIMABES, CV. Anugrah dapat mengelola data barang, data
pegawai dan data pelanggan. Dengan adanya penyimpanan data-data tersebut, kini
CV. Anugrah dapat mengetahui, statistic barang, statistik pelanggan, dan
mengelola data kepegawaian. Selain itu, aplikasi SIMABES juga dilengkapi dengan
data stok kurang, sehingga CV. Anugrah lebih mudah untuk mengetahui stok barang
, untuk dilakukan proses pemesanan, pembelian dan penerimaan barang agar tidak
terjadi kekosongan stok barang atau penumpukan barang.
VI. REFERENSI
[1] A.S., Rosa dan Shalahudin, M. 2013. Modul Pembelajaran Rekayasa
Perangkat Lunak (Terstruktur dan
Berorientasi Objek).
Bandung: Informatika
[2] Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem
Informasi dan aplikasinya. Jogjakarta : Gava Media
[3] Pressman, R. 2010. Software Engineering A Practitioner’s Approach 7th
Edition. United States : Mc
[4] Rudianto, Arif M. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan
MySQL. Yogyakarta : C.V
Andi Offset
[5] Sukamto, Rosa, Ariani, Muhammad Shalahudin. 2014.
Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi
Objek. Bandung : Informatika Bandung
[6] Simarmata, Janner & Paryudi, Imam. 2016.
Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset
Link:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar